Präambel zur Datenschutzordnung
Der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen von Verwaltung, Organisation, Sportbetrieb, Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, sowie zur Vermeidung von Daten-schutzverstößen und um einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Daten-schutzordnung, die auch integraler Bestandteil der Vereinssatzung ist.
Allgemeines
Der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Turnierbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form ausgedruckter Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder gegenüber Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind
• EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO),
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG-BW)
• Datenschutzordnung des TC Sandwasen
durch alle Funktionsträger im ‚Tennisclub Sandwasen Schömberg e.V.‘, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie der betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein separater Eintrag angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
• Geschlecht,
• Vorname,
• Nachname,
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
• Geburtsdatum,
• Datum des Vereinsbeitritts,
• Mitgliedsstatus,
• Mannschaftszugehörigkeit,
• Bankverbindung,
• ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
• Telefonnummern
• E-Mail-Adressen,
• ggf. Funktion im Verein,
• ggf. Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Württembergischen Tennisverband und/oder Württembergischen Landessportbund, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese Verbände weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Spiel- und Turnierbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Lizenz etc.) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Aktivitäten des Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. werden personenbezogene Daten in Aushängen, vereinsinternen Medien und auf der Website
www.tc-sandwasen.de veröffentlicht und an die regionale und überregionale Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
• Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen,
• Mannschaftsaufstellung,
• Ergebnisse
• Alter oder Geburtsjahrgang.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Auf der Internetseite www.tc-sandwasen.de werden die Daten der Mitglieder und Funktionsträger mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V.
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist diese Aufgabe dem IT-Verantwortlichen zugeordnet. Der IT-Verantwortliche stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informations-pflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen der erste Ansprechpartner.
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionsträgern des Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu beantragen), so stellt der Mitgliederbeauftragte im Namen des Vorstands eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das betreffende Mitglied hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail nutzt der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. gesicherte Kommunikationskanäle. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Funktionsträger im Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V., die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
Datenschutzbeauftragter
Im Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. sind in der Regel höchstens 2 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Deshalb muss der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. keinen hauptamtlichen Datenschutzbeauftragten nach § 26 BGB benennen. Der Vorstand muss aber sicherstellen, dass die Funktion „Datenschutz“ mit der erforderlichen Fachkunde wahrgenommen wird. Deshalb wird im
Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. die Funktion Datenschutz in Personalunion mit dem Ressort „IT-Verantwortung“ durch den Funktionsträger „IT-Beauftragter“ wahrgenommen.
Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
Der Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. unterhält einen Auftritt im Internet unter der Adresse www.tc-sandwasen.de. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Funktionsträger „IT-Beauftragter“. Änderungen dürfen ausschließlich durch diesen Funktionsträger vorgenommen werden. Der IT-Beauftragte ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Onlineauftritten verantwortlich.
Mitglieder bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Facebook, Twitter etc.) der aus-drücklichen Genehmigung des IT-Beauftragten. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Mitglieder Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der IT-Beauftragte weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des IT-Beauftragten, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen.
Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Datenschutzordnung
Alle Funktionsträger des Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V. dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Erhebung, Nutzung oder Weitergabe von Daten ist untersagt. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 08.06.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Tennisclub Sandwasen Schömberg E.V.“ in Kraft.